À première vue, l’ERP apparaît comme un outil intrinsèquement collaboratif. A y regarder de plus près, il s’avère que pour obtenir ce qualificatif, un certain nombre de conditions doivent être réunies, ce qui ne va pas forcément de soi.
Dans son ADN, l’ERP est un outil collaboratif à part entière, cela ne fait aucun doute. En favorisant la construction et la mise à jour de référentiels, il permet, de manière intelligente et sécurisée, à chaque collaborateur de contribuer à l’enrichissement de l’information et des données métier les plus stratégiques de l’entreprise.
Par ailleurs, de nombreux outils de workflow viennent renforcer cette logique d’enrichissement de la donnée à chaque étape des processus clés des organisations. Achats, vente, logistique, relation client, finance, RH…, l’ERP gère tout ou presque de l’activité des entreprises, aucun département ne lui échappe. Intrinsèquement, l’ERP est donc un outil collaboratif.
Mais, dans un environnement mondialisé, où chaque collaborateur (ou presque) est connecté à son environnement via les réseaux sociaux (entre autres), proposer un outil commun à tous les services de l’entreprise, auquel tout le monde contribue à travers des process, est nécessaire… mais pas suffisant. Les salariés de l’entreprise souhaitent en effet retrouver un niveau de connexion équivalent à celui des réseaux sociaux au sein de leur outil quotidien : l’ERP.
L’ERP moderne joue la carte de l’interopérabilité
L’ERP, que l’on peut qualifier de « plateforme moderne », embarque désormais un nombre croissant de solutions compagnons intégrées, ce qui contribue à lui offrir un niveau d’interopérabilité augmenté. Les éditeurs de logiciels l’ont bien compris. Microsoft favorise notamment les intégrations natives avec différents outils de collaboration. Son ERP se connecte aux modules CRM et Customer Service mais aussi à Teams, Office 365 et aux solutions GED de type SharePoint.
La gestion de l’entreprise au sein de l’ERP s’en trouve ainsi facilitée. Tous les contributeurs obtiennent la même information, au même moment. Des espaces de partage documentaire leur sont accessibles facilement, tout comme des discussions et des notes, au cœur même de l’ERP. Il est ainsi possible de partager une donnée de l’ERP, puis d’échanger au sein d’une conversation à propos d’un projet, d’un client, d’une commande…
La personnalisation : un facteur clé de succès
Les outils fournis dans l’ERP moderne offrent non seulement beaucoup de flexibilité dans la façon dont les entreprises peuvent collaborer, mais permettent également aux salariés de personnaliser et de choisir quand et comment ils souhaitent les utiliser. A titre d’exemple, les collaborateurs peuvent créer des groupes informels et travailler sur des projets spécifiques, puis simplement supprimer ces groupes une fois le travail terminé.
Ils peuvent aussi accepter ou refuser des informations en choisissant de suivre certains « flux » plutôt que d’autres, tout en recevant les notifications liées aux changements survenus dans l’ERP à propos d’un client ou d’un projet spécifique. En substance, il s’agit d’un scénario en libre-service où les utilisateurs peuvent structurer les informations qu’ils souhaitent recevoir. L’intégration du concept d’abonnement à un flux d’informations à la demande dans l’ERP est quelque chose que beaucoup d’autres outils collaboratifs ne peuvent pas offrir.
L’ERP s’étant par ailleurs ouvert à l’intégralité de son écosystème partenaires, la collaboration se fait désormais via de nouveaux outils comme les extranets client et les portails dédiés aux fournisseurs. Les salariés et sous-traitants en situation de mobilité peuvent quant à eux saisir leurs notes de frais, valider des temps projets et enrichir telle ou telle base de données depuis une simple application web ou un smartphone.
La collaboration : un avantage concurrentiel de poids
Le périmètre de l’ERP s’élargit donc pour mieux répondre aux exigences de plus en plus élevées du marché. Une nouvelle vision de l’ERP s’impose : celle d’un ERP étendu aux solutions compagnons disponibles en add-ons. Grâce à une collaboration augmentée et à des temps de réponse raccourcis, le « time-to-market » des projets s’en trouve fortement amélioré, ce qui constitue un avantage concurrentiel de poids pour les entreprises capables d’en tirer profit.
Cela se traduit globalement par un niveau de transparence plus élevé. Les collaborateurs accèdent plus facilement à davantage de données pour une meilleure prise de décision. L’argument de la transparence répond d’ailleurs aux attentes des nouvelles générations et contribue à consolider leur engagement et donc à les fidéliser. Qui plus est, leur proposer des outils modernes ne peut que renforcer leur intérêt pour leur employeur.
Pour développer la collaboration au sein d’un ERP, il est nécessaire de dépasser les frontières classiques de cet outil devenu, au fil des années, le cœur du réacteur de très nombreuses entreprises. En intégrant des solutions collaboratives disponibles en add-on, les organisations les plus efficaces parviennent à se construire un avantage concurrentiel solide et pérenne.
Ouvert à la fois sur l’intérieur et sur l’extérieur de l’entreprise, cet ERP, dont le périmètre ne cesse de s’étendre, renforce la fluidité des données et, dans le même geste, devient le lieu de nouveaux usages. Il constitue désormais une nouvelle interface entre l’organisation et l’ensemble de ses parties prenantes : collaborateurs, clients, partenaires, sous-traitants… À la manière d’un être vivant évoluant dans son écosystème, il permet à tous ces composants d’être en osmose, de communiquer et d’échanger “sans couture”.
Une question demeure cependant : en matière d’évolution, est-ce l’ERP qui donne le tempo ou les usages qui, en évoluant, font évoluer l’ERP ?
Tribune initialement parue dans Top.com.fr
