En 2020, la crise du Covid-19 a accéléré la transformation digitale des entreprises au niveau mondial, qu’elles y soient préparées ou non. Du jour au lendemain, plusieurs d’entre elles ont dû déployer des solutions hardware et/ou software capables d’assurer la pérennité de leurs activités et le travail à distance.

Certes, depuis plusieurs années, on observait une volonté de certaines entreprises de favoriser le télétravail, afin d’offrir plus de flexibilité et de confort à leurs collaborateurs. Cependant, seule une minorité d’entre elles avait réellement franchi le pas et bon nombre de managers et dirigeants étaient réfractaires à cette idée. Personne n’aurait pu imaginer que ce changement de paradigme arriverait si soudainement et par la force des choses. Selon l’étude réalisée en 2022 par Opinium pour Ricoh Europe auprès de 500 employés en France, moins d’un salarié sur cinq déclare que son entreprise a mis en place une politique de flex office, littéralement « bureau flexible », parfois aussi appelé « flex desk ». Pour autant, les collaborateurs s’avèrent plutôt fermés à l’idée de retourner au bureau à temps plein. Le manque d’investissement des entreprises dans le travail hybride flexible menace donc de faire échouer le retour au bureau des employés. Elles ont, de fait, tout intérêt à le généraliser aussi bien pour améliorer la productivité que pour conserver leurs talents. La pandémie a été un véritable catalyseur pour l’adoption du flex office et a provoqué un bouleversement total d’autant que les intérêts et les besoins personnels et professionnels ont parallèlement évolué.

Un avant et un après dans les modes de travail

Flex office : une opportunité à l’échelle internationale

Les attentes des collaborateurs ont radicalement changé ces dernières années et cette nouvelle conjoncture est à l’origine de ce mode de travail flexible. Un nouveau cadre dans lequel certains employés continuent le télétravail, d’autres décident de retourner au bureau tous les jours et, par conséquent, sur leur lieu de travail, ou bien de conjuguer ces deux options. Le flex office est un mode de travail qui offre de nombreux avantages mais confronte néanmoins les entreprises à un certain nombre de difficultés pour la bonne exécution des tâches quotidiennes. A titre d’exemple, il est primordial d’assurer une connexion sécurisée et à distance aux applications essentielles à l’exécution des tâches quotidiennes. Les services IT et la gestion moderne des outils sont donc devenus plus importants que jamais.

Si l’on en croit le Rapport d’Indice de Tendance Professionnelle de Microsoft, pour les utilisateurs de Teams, le temps de réunion hebdomadaire a augmenté de plus de 250% depuis mars 2020 et demeure stable en 2022. Cette plateforme de visioconférence est ainsi devenue le nouveau bureau de travail du parfait télétravailleur. La promesse de Teams :  proposer un outil optimisé spécialement pour les nouveaux modèles hybrides qui vise à augmenter la collaboration et la productivité.

L’épuisement numérique, la cohésion des équipes, le décloisonnement du travail en silos et le renforcement des liens entre l’entreprise et ses employés sont d’autres aspects fondamentaux à prendre en considération dans ce nouvel environnement.

Microsoft Viva est, à titre d’exemple, une solution répondant à ces enjeux. Il s’agit en effet de la première plateforme d’expérience employé couvrant tous les besoins des entreprises et correspondant le mieux à l’expérience vécue dans le cadre d’un poste de travail flexible, que ce soit en présentiel ou en distanciel. Ses quatre modules : Connections, Insights, Learning et Topics, encouragent une culture allouant aux salariés et aux équipes les logiciels dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes où qu’ils se trouvent. Un ensemble d’outils qui permet d’augmenter le niveau d’engagement envers l’entreprise.

D’autre part, la digitalisation et l’hybridation des postes de travail transforment les processus opérationnels en faisant de la cybersécurité une priorité. Durant la crise sanitaire, les menaces se sont multipliées et il est désormais essentiel d’avoir une stratégie de cybersécurité pour appliquer les bonnes pratiques et sécuriser les postes de travail, aussi bien au bureau qu’à la maison.

La transition vers des modèles de flex office

Le flex office a créé de nouvelles opportunités de travail et amélioré l’équilibre entre vie familiale et professionnelle. Il offre plus d’agilité et d’autonomie et permet même d’accéder à de meilleurs profils professionnels grâce à un élargissement géographique du panel de talents. Selon le rapport The Work Trend Index de Microsoft, les publications d’offres d’emplois en distanciel sur LinkedIn se sont multipliées par 5 durant la pandémie. Les salariés ne sont désormais plus contraints de quitter leur domicile ou leur ville pour développer leur carrière professionnelle. Un phénomène qui a déjà de profondes répercussions sur le recrutement.

La transition vers des modèles hybrides est donc la solution pour les entreprises qui cherchent à se transformer et à rendre leur activité plus flexible. Le nouveau modèle opérationnel est basé sur trois variables principales : les personnes, les espaces et les processus. Afin d’adapter ce modèle à chaque organisation, investir dans des espaces et des technologies permettant d’unir les mondes physique et digital est devenu essentiel. L’évolution du contexte international offre ainsi une opportunité unique pour créer un avenir professionnel nouveau et meilleur qui permet aux salariés et aux entreprises d’assurer la continuité de leurs activités sur le long terme.

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